1. Präambel und Geltungsbereich (AGB ChronoPilot/ChronoDuo – B2B)
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung der Zeiterfassungs- und Verwaltungssoftware „ChronoPilot“ sowie der zugehörigen Touchpoint-Hardware zwischen der ChronoDuo GbR, Ehrlicherstraße 50, 31135 Hildesheim, vertreten durch die Gesellschafter Milando Sunay und Janino Sunay, (nachfolgend „Anbieter“), und Unternehmern im Sinne von § 14 BGB (nachfolgend „Kunden“).
1.2 ChronoPilot ist eine webbasierte Zeiterfassungs- und Verwaltungsplattform für Unternehmen mit zugehörigen NFC-Touchpoints (Hardware), einem Admin-Dashboard (u. a. Berichte, Mitarbeiterverwaltung) sowie einem Mitarbeiter-Dashboard (persönliche Zeiteinsicht, Konten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen).
1.3 Die Verträge werden ausschließlich mit Geschäftskunden (B2B) geschlossen. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.
1.4 Der Vertragsabschluss erfolgt online über die Webanwendung von ChronoPilot. Die Abrechnung und Vertragsverwaltung (Abschluss, Kündigung, Anpassung, Wartung) erfolgt über das integrierte Zahlungsportal (Stripe).
1.5 Es stehen kostenpflichtige Abonnement-Modelle mit jährlicher oder monatlicher Laufzeit sowie ein kostenloses Starterkit mit 30-tägiger Testphase zur Verfügung.
1.6 Diese AGB gelten in ihrer jeweils aktuellen Fassung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses und ausschließlich in deutscher Sprache.
2. Vertragsschluss
2.1 Der Kunde erklärt sein Einverständnis mit den AGB sowie der Datenschutzerklärung durch das Setzen einer Checkbox, bevor der Vertrag abgeschlossen werden kann. Beide Dokumente sind jederzeit über die Webapp und auch über die Website abrufbar.
2.2 Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde den Zahlungsprozess bei Stripe abschließt („Zahlungsabschluss löst das Abonnement aus“). Gleichzeitig erfolgt der Versand der AGB und Datenschutzerklärung per E-Mail zur Provisionierung der Vertragsunterlagen.
2.3 Ein ausdrücklicher unmissverständlicher Hinweis auf die Geltung der AGB wird dem Kunden vor Abschluss gegeben; die AGB sind auf der Webapp einsehbar. Nach deutschem Recht ist im B2B‑Geschäft auch das Schweigen des Vertragspartners ausreichend, sofern keine Einwände erhoben werden
2.4 Eine separate Abwehrklausel („Geschäftsbedingungen der Gegenseite gelten nicht“) ist derzeit nicht enthalten. Sollte der Kunde bereits eigene AGB einbringen wollen, behalten wir uns vor, diesen gegenüber ausdrücklich zu widersprechen oder eigene Regelungen zu treffen, um Konflikte zu vermeiden.
2.5 Änderungen des Abonnements (z. B. Laufzeitmodell, Lizenzen, Zahlungsdaten, Kontaktdaten) kann der Kunde eigenständig über den Button „Abo verwalten“ innerhalb der Webapp vornehmen; dadurch wird das Stripe-Kundendatenportal geöffnet und der Vertrag technisch angepasst.
2.6 Die Anzahl der NFC-Touchpoints (Hardware) wird zu Registrierung oder bei Erweiterung nach individueller Absprache festgelegt – Anpassung schriftlich oder per App via direkte Absprache mit Anbieter
3. Vertragsgegenstand & Leistungsumfang
3.1 Leistungsgegenstand
Der Anbieter stellt im Rahmen des SaaS-Modells für den Kunden die folgenden Leistungen bereit:
Zugänge zur ChronoPilot-Webapp, installierbar auf PC und Smartphone, bestehend aus:
Admin-Dashboard (Unternehmensverwaltung, Berichte, Lizenzverwaltung)
Mitarbeiter-Dashboard (Zeiterfassung, Urlaubs- / Krankmeldungen, persönliche Konten)
Scan-App zur Nutzung der NFC-Touchpoints: Die Touchpoints (NFC-Chips im Gehäuse) werden über die Scan- App aktiviert, validieren den Zugang, lösen die Zeitbuchung aus und autorisieren über Token und Login die Zeiterfassung.
Die Lizenzanzahl richtet sich nach dem gebuchten Paket, kann vom Kunden eigenständig im Stripe-Portal über den Button „Abo verwalten“ angepasst werden. Ein Admin-Account ist immer enthalten. Touchpoints können derzeit nur nach individueller Absprache nachgebucht werden; eine Selbstverwaltung in der App ist in Planung.
3.2 Hosting, Wartung & Updates
Sämtliche Leistungen (Nutzung der Webapp, Updates, Wartung, Hosting) sind im Abonnementpreis enthalten. Die einzige operative Einschränkung ergibt sich aus der Anzahl lizenzierten Mitarbeitenden. Einmal bestellte NFC-Touchpoints sind vom Widerrufs- und Rückgaberecht ausgeschlossen, da sie personalisiert und funktionsfähig geliefert wurden (analog § 312g Abs. 2 Nr. 2 BGB).
3.3 Verfügbarkeit & Support („SLA“)Sollte der Dienst über mehr als die Hälfte eines Monats vollständig ausfallen (kein Zugriff auf Webapp, keine Zeiterfassung, keine Berichtsfunktionen), wird der Monatsbeitrag erstattet.
Weitere Verpflichtungen oder Supportgarantien werden nicht übernommen und richten sich ggf. aus einem separaten AVV.
3.4 Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde benennt einen Ansprechpartner mit Namen, E-Mail-Adresse und Firmenanschrift.
Eine stabile Internetverbindung sowie ein Smartphone mit NFC-Antenne und kompatiblem Browser sind Voraussetzung für die Nutzung.
3.5 Nutzungsrechte & Datenhoheit
Der Kunde erhält ein einfaches, nicht exklusives, zeitlich befristetes Nutzungsrecht für die Software im Rahmen des gebuchten Abonnements. Sämtliche vom Kunden erfassten Daten (z. B. Zeitlogs, Urlaubsanträge) verbleiben im Eigentum des Kunden. Er kann Löschung oder Export gemäß der Datenschutzerklärung verlangen.
3.6 Optionale Zusatzleistungen
Auf Wunsch bietet der Anbieter Schulungen, Onboarding und persönliche Einführung (online oder vor Ort) nach individueller Vereinbarung gegen Aufpreis an.
4. Preise, Zahlung & Konditionen
4.1 Preismodelle, Testzeitraum und Rabatte
Starterkit (30 Tage kostenlos):
Der Kunde erhält eine kostenlose 30‑tägige Testphase ohne die Erhebung von Zahlungsdaten und ohne automatische Umstellung in ein kostenpflichtiges Abo.
Basic (monatliches Abo):
9,99 € netto pro Lizenz/Monat, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Jährliches Paket: 7,99 € netto pro Lizenz/Monat, zzgl. Umsatzsteuer; inklusive Teilnahmeberechtigung an Umfragen.
Es gibt keine Staffelpreise—jedes Paket ist pro Lizenz einzeln zu berechnen.
4.2 Abrechnungsperioden & Zahlungsabwicklung
Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Abo. Die Zahlung wird automatisch über Stripe (Kreditkarte oder SEPA‑Lastschrift) eingezogen – bei Abo-Beginn und jeweils erneuter Buchung zum gleichen Kalendertag.
4.3 Zahlungsarten & Fälligkeit
Akzeptierte Zahlungsmethoden: Kreditkarte und SEPA-Lastschrift über Stripe. Der Rechnungsbetrag wird bei Vertragsbeginn bzw. jährlich/monatlich jeweils am selben Tag der Buchung fällig.
4.4 Folgen des Zahlungsverzugs
Bei Zahlungsverzug wird der Admin-Zugang gesperrt, während Scan-App und Mitarbeiter-Dashboard weiterhin nutzbar bleiben. Es gelten gesetzliche Verzugszinsen: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte gemäß § 288 Abs. 2 BGB (aktuell etwa 10,27 %) Zusätzlich kann eine gesetzliche Verzugspauschale in Höhe von 40 € geltend gemacht werden Mahnungen erfolgen per E‑Mail oder Post.
4.5 Preisanpassung
Der Anbieter behält sich Preisanpassungen vor.
Ankündigung: Mindestens 30 Tage vorher per E‑Mail an die beim Vertrag hinterlegte Adresse. Bei einer Preiserhöhung um mehr als 5 % steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu (z. B. mit einer Frist von sechs Wochen nach Erhalt der Mitteilung).
Die Preisanpassungsklausel ist rechtlich abgestimmt nach dem Preis-Klauselgesetz und den Anforderungen des § 307 BGB
4.6 Rückerstattungen & Kündigung
Starterkit:
keine automatische Verlängerung ins Bezahlsystem, keine Rückerstattung nötig. Rücksendung kostenpflichtiger Touchpoints erforderlich – falls diese nicht zurückgegeben werden, werden sie in Rechnung gestellt.
Jahrespaket:
Bei vorzeitiger Kündigung erfolgt eine anteilige Rückerstattung des verbleibenden Jahresbetrags, sofern der Dienst ab diesem Zeitpunkt nicht mehr genutzt wird. Danach endet der Zugang vollständig.
Monatliches Abo:
Keine Rückerstattung bei Vertragskündigung innerhalb der laufenden Zahlungsperiode.
5. Laufzeit, Kündigung & Stornobedingungen
5.1 Vertragslaufzeit & Verlängerung
Die Laufzeit richtet sich nach dem gewählten Zahlungszyklus:
monatlich oder jährlich automatische Verlängerung:
Sofern nicht gekündigt, verlängert sich das Vertragsverhältnis jeweils um die gewählte Laufzeit (Monat/Jahr).
5.2 Regelmäßige Kündigung & Form
Der Kunde kann den Vertrag jederzeit zum Ende der aktuell gewählten Laufzeit kündigen. Die Beendigung erfolgt automatisch zum Ablauf des verbleibenden Abrechnungszeitraums. Kündigungen erfolgen über den Button „Abo kündigen“ in der Webapp/Stripe-Portal. Eine E-Mail oder schriftliche Bestätigung ist nicht notwendig, sofern der Button korrekt funktioniert.
5.3 Außerordentliche Kündigung (Fristlose Kündigung)
Beide Parteien können aus wichtigem Grund sofort kündigen – z. B. bei schweren Pflichtverletzungen oder Dienstunterbrechungen, die den Vertragszweck massiv beeinträchtigen. Es gibt keine Verpflichtung zur Fristsetzung/Nachfrist.
5.4 Wirkung der Kündigung & Datenregelungen
Der Zugang zur Anwendung bleibt bis zum Ablauf des laufenden Zahlungszeitraums bestehen. Danach wird der Zugang deaktiviert. Der Anbieter speichert Kundendaten nach Beendigung des Vertrags zweijährig und löscht sie anschließend – vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Bezahlt wurden Touchpoints vom Kunden – diese dürfen behalten werden. Es erfolgt keine Rückgabepflicht seitens des Anbieters.
5.5 Stornobedingungen für das Starterkit & Rückgabe der Touchpoints.
Wird das Starterkit nicht in ein kostenpflichtiges Abo überführt, entstehen keine Kosten. Zahlungsdaten werden nicht erhoben. Der Kunde erhält ein Rücksendeetikett für die Touchpoints, die im Rahmen des Starterkits zur Verfügung gestellt wurden.
Erfolgt keine Rücksendung innerhalb der vorgegebenen Frist, behält sich der Anbieter vor, die Touchpoints in Rechnung zu stellen.
6. Gewährleistung, Haftung & Einschränkungen
6.1 Gewährleistung (Mängelhaftung)
Vollständiger Ausschluss der Gewährleistung gegenüber Unternehmenskunden (B2B) ist zulässig, sofern keine arglistige Täuschung vorliegt Begrenzung auf wesentliche Funktionen:
Gewährleistungsansprüche bestehen ausschließlich, wenn zentrale Leistungen – insbesondere Zeiterfassung, Urlaubs-/Krankmeldungen oder Berichtserstellung – dauerhaft nicht funktionieren.
Mängelrügepflicht:
Der Kunde ist verpflichtet, offensichtliche Mängel gemäß § 377 HGB unverzüglich nach Entdeckung zu melden.
6.2 Haftung & Haftungsbegrenzung
Haftung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit:
Neben störungsfreien Übergang bleiben nur Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden, haftbar.
Begrenzung der Haftungshöhe:
Ersatz nur bis zur Höhe der monatlichen (bzw. bei Jahres-Abo auf den anteiligen monatlichen) Abogebühr für den jeweiligen Zeitraum.
Haftungsausschluss für indirekte Schäden:
Verluste wie entgangener Gewinn, Datenverlust, Folgeschäden sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig
Drittanbieter:
Keine Haftung für Dienstleistungen Dritter wie Stripe, Supabase, GitHub oder Netlify.
6.3 Versicherungshinweis
Derzeit liegt keine Betriebshaftpflicht- oder IT-Schadenversicherung vor.
6.4 Datensicherung & Backup-Hinweis
Tägliche Backups der Plattformdaten; Aufbewahrungsdauer maximal eine Woche. Wiederherstellung von Daten nur innerhalb dieser Frist garantiert. Kunden wird empfohlen, wichtige Daten regelmäßig als PDF oder Excel zu exportieren und lokal zu sichern.
7. Datenschutzhinweis & Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
7.1 Datenschutzhinweis
Kunden stimmen mit Vertragsabschluss den Datenschutzbedingungen gemäß der unter „Datenschutzerklärung“ in deutscher Sprache veröffentlichten Informationen zu. In der AGB selbst wird nicht verlinkt, sondern ausschließlich auf die Datenschutzerklärung verwiesen („siehe Datenschutzerklärung“) – dokumentiert im Vertrag.
7.2 Integration des AVV gemäß Art. 28 DSGVO
Die ChronoDuo GbR fungiert als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und verarbeitet Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden. Damit ist ein separater AVV nicht erforderlich – er ist durch diesen Abschnitt Bestandteil des Vertrags Folgende Punkte sind enthalten: Gegenstand, Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung: Verarbeitung von Mitarbeiter- und Zeitdaten im Mandantensystem, Datenspeicherung bis zu zwei Jahre nach Vertragsende.
Kategorien personenbezogener Daten und Betroffene:
Zeitlogs, Urlaubs-/Krankmeldungen, Kontaktdaten; betroffen sind Mitarbeitende und Ansprechpartner beim Kunden.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM):
Tägliche Backups (Aufbewahrung 1 Woche), verschlüsselte Datenübertragung, gesicherter Login-Mechanismus und Zugriffsschutz via Stripe, Supabase, Netlify, GitHub.
Subunternehmer:
Verarbeitung erfolgt unter Einsatz folgender Drittanbieter:
Stripe, Supabase, Netlify, GitHub. Kunden stimmen ihrer Nutzung im Rahmen der AVV zu.
7.3 Betroffenenrechte & Unterstützung
Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Wahrung von Betroffenenrechten (Art. 15–20 DSGVO): Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch. Kunden können insofern durch Mandantenverwaltung oder Supportanfragen auf diese Rechte zugreifen.
7.4 Lösch- und Aufbewahrungsfristen
Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten zweijahre lang gespeichert, sofern keine abweichenden gesetzlichen Archivpflichten bestehen. Danach erfolgt eine vollständige und sichere Löschung sämtlicher Daten.
8. Gerichtsstand, Recht & Schlussbestimmungen
8.1 Gerichtsstand
Sofern der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, vereinbaren die Parteien den ausschließlichen Gerichtsstand Hildesheim (Niedersachsen) für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag. § 38 ZPO erlaubt diese Gerichtsstandsvereinbarung im B2B-Bereich rechtssicher
8.2 Rechtswahl & Ausschluss des UN‑Kaufrechts
Es gilt ausschließlich deutsches materielles Recht, unter ausdrücklichem Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) sowie des deutschen internationalen Privatrechts. Diese Klausel stellt sicher, dass grenzüberschreitendes Kaufrecht nicht greift und Klarheit über die anzuwendenden Rechtsnormen besteht
8.3 Salvatorische Klausel & Nebenabreden
Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Klausel ist durch eine gesetzliche Regelung zu ersetzen, die dem angestrebten wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt. Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform oder elektronischen Dokumentation, um wirksam zu sein.
8.4 Vertragssprache
Dieser Vertrag und alle zugehörigen Dokumente einschließlich der AGB und Datenschutzerklärung sind ausschließlich in deutscher Sprache gültig. Allfällige Übersetzungen dienen nur der Information und haben im Streitfall keine rechtliche Wirkung.